Rastreamento de despesas nas empresas

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Facilite o rastreamento de despesas corporativas em 3 passos.

Desde um simples almoço com o cliente ou uma extensa viagem de negócios, você provavelmente terá despesas durante o seu trabalho. No entanto, a manutenção das despesas da empresa nem sempre é uma tarefa fácil, mas, nós temos a solução e isso não será mais um problema.

Tudo começa com o conhecimento de como manter o registro dos recibos e das despesas. Chega de preocupações com a perda de recibos. É importante implementar um sistema que não apenas armazene seus recibos, mas que também mostre a você para onde o seu dinheiro está indo.

Implementar um sistema não significa você ir até uma loja de suprimentos e comprar um livro de registro de despesas de empresa. A tecnologia moderna permite que você rastreie as despesas da empresa com muito mais eficiência e te dá ainda mais benefícios.

Vamos dar uma olhada em um processo de três etapas que economiza seu tempo e dinheiro:

  1. Capturar recibos

Cada vez que um recibo é perdido, você também perde dinheiro e não será reembolsado pela sua empresa. A solução mais fácil é tirar uma foto com o seu smartphone logo que estiver com um recibo em mãos. Assim, nunca mais os perderá.

Há ainda mais benefícios – o app de escaneamento de recibo Xpenditure não somente armazena uma cópia digital do seu recibo por mais de 10 anos como também extrai todos os dados relevantes do recibo ou fatura. Isto significa que você não precisa digitar a mesma informação várias vezes. Você pode acrescentar suas próprias informações adicionais como formas de pagamento, categoria da despesa e até mesmo um projeto.

Quando chegar um recibo digital em sua caixa de e-mail, como de uma compra online, por exemplo, você pode facilmente direcionar este recibo ao Xpenditure.  O Xpenditure, mais uma vez, extrairá todos os dados e o recibo estará disponível na sua conta online.

  1. Gerenciamento de despesas

Assim que você faz a captura de um recibo, uma despesa é criada e fica disponível nos apps móvel e web.

O aplicativo da web é o local onde você pode gerenciar suas despesas da empresa. É possível ter uma visão geral de todas as suas despesas, as quais você pode filtrar por categoria, projetos, formas de pagamento, etc. Todos esses dados podem ser resumidos de diversas formas.

Você pode enviar uma ou mais despesas para a pessoa responsável pela aprovação. Isto quer dizer que toda despesa pode ser aprovada ou rejeitada uma a uma, e, uma vez rejeitada, ela não poderá mais ser incluída em um relatório de despesas.

  1. Emissão de relatórios

Normalmente, relatar despesas da empresa gasta muitas horas. Você digita suas despesas em uma planilha do Excel, torce para que não haja nenhum erro e então anexa os seus recibos neste relatório. Uma vez enviado, caso algo não seja aprovado, o relatório retornará e você precisará começar tudo de novo, desde o início.

Agora este processo pertence ao passado. Com Xpenditure você nunca mais terá que digitar seus relatórios de despesas!

Para relatar as despesas é possível gerar um relatório de todas as despesas aprovadas.

Os relatórios de reembolsos ou contabilidade podem ser facilmente gerados. Usando os filtros inteligentes, você pode gerar um relatório de despesa e exportá-lo em formatos digitais populares como PDF, CSV, XML ou exportar suas despesas diretamente aos softwares de contabilidade online.

Seguindo à risca a essas três etapas com Xpenditure, uma empresa pode economizar até cerca de 60% em relação ao controle realizado por planilhas, com um processo mais assertivo, ágil e seguro.

 

Tags: Gestão de despesas