Login
Login

Xpenditure verlaagt de drempel - Snelle uitrol en snel van start

xpd-rollout.png

Nieuwe software installeren en in gebruik nemen, dat duurt lang en het kost veel moeite. Dat is althans wat vele bedrijven geloven, en het is een van de redenen waarom ze twijfelen om de overstap te maken van hun traditionele uitgavenbeheer naar cloud-based software.

Zal ik mijn mening geven? Ze hebben gelijk dat ze zich zorgen maken. Maar niet wanneer we het hebben over Xpenditure.

De software van Xpenditure kunnen wij relatief snel en eenvoudig toegankelijk maken voor grote hoeveelheden gebruikers. We werken volgens een gestroomlijnd proces waarbij we het hele systeem opgezet krijgen binnen de 10 weken (en soms zelfs sneller). Het hangt er allemaal van af hoe snel het bedrijf in kwestie wilt werken en hoe gemotiveerd het is.

Maar daar hebben we het straks nog over.

Je hebt als manager vast al vaak tegenwind gekregen van werknemers bij het introduceren van nieuwe software in het bedrijf, zelfs wanneer je verzekerde dat die software de productiviteit zal verhogen.

Werknemers interesseren zich namelijk niet in een groeiende productiviteit. Wat zij belangrijk vinden is:

  • Waar mogelijk vervelende taken vermijden
  • Dingen op een makkelijkere manier voor elkaar krijgen

Gelukkig speelt het uitgavebeheer van Xpenditure in op die twee wensen.

Vanuit het oogpunt van het management is Xpenditure een godsgeschenk – software die het uitgaveprobleem oplost, die duidelijke en accurate rapporten levert en die tijd vrijmaakt voor de werknemers.

Xpenditure Is Snel Uitgerold - Hoe Groot Uw Bedrijf Ook Is

‘Eerlijk gezegd was Xpenditure een opluchting voor ons. Voor mij, als gebruiker en als financieel manager, was het een ware redding. Niet langer papier, niet langer Excel-bestanden. Xpenditure is gestroomlijnd en efficiënt. Het is moeilijk te geloven, maar hun team slaagde erin de software in minder dan een week uit te rollen over 200 werknemers in 30 landen!'

Johan Brekelmans – Financieel Manager Dorc

…en dat is een van de redenen waarom zowel managers als werknemers graag met ons werken. Een lang en moeizaam uitrolproces kan stresserend zijn voor werknemers en kostelijk voor het bedrijf. Wij begrijpen dat, en daarom doen wij er alles aan om de zaken zo snel mogelijk van de grond te krijgen.

  1. Partnerschap creëren – Natuurlijk zijn wij blij wanneer we nieuwe klanten aan boord halen, maar een reden om te vieren is dat niet voor ons. Meestal zijn de mensen die het contract tekenen niet degenen waarmee we zullen samenwerken tijdens het uitrollen en het in werking stellen van de software. We staan altijd te popelen om net die mensen te ontmoeten, zodat we kunnen bekijken wat ze nodig hebben en wat ze willen bereiken. Met hen werken wij samen.
  1. Kick off-meetings met de administratoren van het bedrijf – De mensen die verantwoordelijk zijn voor het uitrollen van nieuwe software in het bedrijf komen meestal uit de HR- en de boekhoudafdeling. Een account manager van Xpenditure zit samen met deze mensen zodat hij een profiel kan schetsen van de potentiële nieuwe gebruikers in het bedrijf en hun wensen en noden kan begrijpen.

Dat is een belangrijk onderdeel van het proces. De meeste uitrolprocessen falen en ontaarden in een complete ramp, net omdat men het nalaat van in het begin de noden van de gebruikers te identificeren. Tijdens de eerste ontmoetingen met bedrijfsadministratoren proberen wij twee dingen voor elkaar te krijgen:

  • Onszelf vertrouwd te maken met de bedrijfscultuur en de noden van de gebruikers
  • De administratoren zoveel mogelijk bij te brengen over de werkwijze en de software van Xpenditure

Daarnaast bespreken we hoe we de dingen op gang trekken. Testen we Xpenditure eerst uit in het bedrijf en rollen we het uit naast het bestaande systeem voor uitgavenbeheer? Of veranderen we meteen radicaal het hele systeem?

  1. Setup van de account en bijsturing – De bedrijfsadministratoren zijn de eersten die Xpenditure uitproberen. Met onze hulp stellen ze hun account in, die ze voeden met master data. Wij assisteren de administratoren en moedigen hen aan om een hele reeks van testen uit te voeren. Ze testen de functionaliteit van de software en ze bepalen de instellingen. De account manager van Xpenditure staat voortdurend met hen in contact en biedt assistentie waar nodig. Hij staat ook in verbinding met het team van Xpenditure om na te gaan wat de mogelijkheden zijn voor elke specifieke klant.
  1. User training – Nadat fase 3 voltooid is gaan we over op de training van alle potentiële gebruikers van de Xpenditure-software. De training komt in drie verschillende vormen:
  • Gebruikershandleiding
  • Video training
  • Korte live trainingssessie

Feit is dat Xpenditure so makkelijk en intuïtief is in gebruik dat het werknemers zelden meer dan 20 minuten kost om het onder de knie te krijgen.

  1. Testfase – De administratoren duiden enkele testgebruikers aan om de software uit te proberen en om verdere suggesties te maken. Het ideale aantal testgebruikers is 10-15 personen, die op een verschillende manier software gebruiken en verschillende niveaus hebben bij het hanteren van software. Xpenditure en de administratoren verzamelen uitvoerige feedback van de testgebruikers, zodat ze de instellingen kunnen veranderen en verbeteren, om uiteindelijk uit te komen op het perfecte maatwerk.
  1. Het uiteindelijke uitrollen – De laatste fase van het proces is het uitrollen zelf. Op dit moment hebben de meeste gebruikers hun handleiding gekregen en weten ze wat de software van Xpenditure kan. De manier waarop we de software uitrollen kiest de klant – in verschillende fases, incrementeel, in een totaalpakket, per afdeling, per aantal gebruikers, enz. We kunnen de hele account ook terug uitwissen en enkel de gewenste instellingen overlaten, zodat gebruikers met een schone lei kunnen beginnen.

Tijdens het hele proces werken we samen met de administratoren van het bedrijf en bieden we de klok rond ondersteuning aan onze gebruikers. We zijn er erg trots op dat men ons voortdurend prijst om onze uitstekende klantenondersteuning.

Het volledige uitrolproces kunnen wij in amper 10 weken voltooien, zelfs in grote systemen. Het hangt af van de motivatie en de snelheid van het bedrijf en de administratoren. Willen zij dat Xpenditure zo snel mogelijk van kracht gaat in het bedrijf, dan kunnen wij het in 2 maanden gedaan krijgen.

We hebben Xpenditure zelfs uitgerold voor 200 gebruikers in 30 landen in minder dan 10 dagen - zegt u nog eens dat het snel moet gaan!

Wij kunnen ook hulp bieden aan gebruikers wanneer zij Xpenditure willen integreren met andere software die zij gebruiken. Automatisch exporteren van data naar ERP's, automatisch importeren van data naar Xpenditure vanuit software van HR of ERP, en Single-Sign-On, het is allemaal mogelijk. En we blijven constant nauw samenwerken met de administratoren om er zeker van te zijn dat alles vlot verloopt.

De Grootste Klanten van Xpenditure

Wij werken succesvol samen met grote Europese bedrijven en we zorgen ervoor dat hun werknemers tijd uitsparen die ze kunnen besteden aan de belangrijke dingen. Wij zijn van mening dat uitgavenbeheer niet iets is wat met al uw kostbare tijd moet gaan lopen!

  • Brussels Airlines – De grootste luchtvaartmaatschappij van België is een van onze grootste klanten. Meer dan 3200 van hun werknemers zullen Xpenditure gebruiken als hun voornaamste uitgavensoftware. Op dit moment hebben ze 300 actieve gebruikers.
  • Renault – Deze autofabrikant heeft werknemers nodig die zich kunnen focussen op het ontwikkelen van de auto's van de toekomst, zonder dat ze zich zorgen hoeven te maken om hun uitgaven. Daarom zijn er 208 actieve Xpenditure-gebruikers bij Renault.
  • Deloitte – Deloitte biedt zijn geselecteerde klanten audit, consulting, financieel advies, risicomanagement en fiscale diensten aan. Op dit moment hebben zij meer dan 3000 actieve gebruikers van Xpenditure voor het uitgavenbeheer.
  • Henkel – De kans is groot dat u op z'n minst één Henkel-product hebt in uw huis. De werknemers van Henkel kunnen zich richten op het uitbouwen van een sterk merk, omdat 827 van hen Xpenditure gebruiken voor hun uitgaven.
  • De Persgroep – Ook de werknemers van De Persgroep zijn tevreden gebruikers van de software van Xpenditure. Op dit moment zijn er 873 van hen actief met Xpenditure om hun uitgaven te regelen.
  • Scania Benelux – Scania Benelux heeft 166 actieve Xpenditure-gebruikers. Deze Scandinavische reus in de auto-industrie heeft Xpenditure uitgerold over al zijn werknemers in Nederland, België en Luxemburg.

Dankzij Xpenditure wint uw onderneming een aanzienlijke hoeveelheid tijd die uw werknemers anders spenderen aan hun uitgaven. Bij Xpenditure voorzien we u snel van wat u nodig heeft, en we doen dat zonder uw dagelijkse bezigheden te verstoren. Maar u hoeft ons natuurlijk niet te geloven op ons woord. Dit is wat onze klanten zeggen over ons:

‘Dankzij Xpenditure beheren we onze uitgaven nu snel en zonder onnodig papierwerk. Als bedrijf hebben we grote controle over wat er aangegeven wordt en wat niet, en onze werknemers verliezen minder tijd met hun hoofd erover te breken. Ze kunnen waar ze maar willen hun uitgaven indienen en ze worden sneller terugbetaald.'

Steven Desloovere – Financial Controller Medialaan

'Ons uitgavenbeheer doen we nu in enkele klikken; het is niet langer de pijnlijke taak die ooit uren duurde. Je hoeft niet langer grote stapels bonnetjes te bewaren. Automatisch scannen en bewaren bespaart ons enorm veel tijd.'

Hares Kumar – Accountant Bathoro

Tags: Onkostenbeheer