Login
Login

De Laatste Dinosauriër in het Bedrijfsproces van Jouw Financiële Team

finance-dinosaur-1.jpg

Technologie heeft een grote impact gehad op bijna alle bedrijfsprocessen. De afgelopen jaren werden heel wat werkprocessen verbeterd door kostenbesparende, efficiënte en doeltreffende oplossingen aangeboden door leidinggevende technologische bedrijven.

De afdelingen Financiën en Boekhouding hebben een grote transformatie doorgemaakt.

Van VisiCalc, opgericht in 1978 (en volgens InfoWorld “het eerste succesvolle softwareproduct dat een hele levenscyclus heeft doorgemaakt” ), tot de meest recente SaaS-oplossingen waarmee je vandaag de dag accounts beheert, aankopen doet, risico's analyseert, rekeningen betaalt, facturen opstelt, enz.

Kan je je inbeelden dat je teruggaat naar de tijden waarin je de boekhouding deed met een pen, een rekenmachine en een kasboek? Beeld je in hoeveel tijd, geld en middelen je zou verliezen.

Het is gewoon zinloos verder te doen op de oude manier en niet te investeren in innovatie, en toch is dat wat vele organisaties doen bij het verwerken van de uitgaven van hun werknemers.

Uitgavenbeheer blijft een van de meest miskende financiële bedrijfsprocessen.

Uit een enquête voor Senior Finance, Accounting en HR managers in Europa ontdekte Xpenditure dat:

  • 32% van de bedrijven een verouderde handmatige manier gebruiken om uitgaven te beheren. Vaak betekent dat: handmatig inscannen van bonnetjes, formulieren invullen, formulieren toevoegen, bonnetjes invullen, enz. In vele gevallen werden digitale bonnetjes afgedrukt en fysiek opgeborgen!
  • 56% van de bedrijven gebruiken een gedigitaliseerd handmatig proces in Excel (of iets dergelijks). Wat erop neerkomt dat ze dezelfde stappen uitvoeren als hierboven, waarbij de pen vervangen is door een toetsenbord...

Volgens een onderzoek van GBTA Foundation naar het indienen van uitgaven bevat in een gemiddeld bedrijf elk jaar 19% van de uitgavenrapporten fouten. De geschatte kost voor het verbeteren van individuele rapporten bedraagt… €48… per rapport.

Wanneer je weet dat bijna 1 op 5 rapporten fouten bevat, dan heb je de monetaire kost voor je bedrijf snel uitgerekend. Denk ook aan de piekuren van de financiële diensten wanneer het hele bedrijf zijn uitgaven slechts enkele dagen of uren voor de deadline indient.

En aan de onnodige frustraties bij werknemers bij een laattijdige terugbetaling - vaak het resultaat van een verkeerd ingediend formulier of een ontbrekend betaalbewijs.

De monotone taken die het Financiële Team moet uitvoeren en de onnodige frustraties bij werknemers zijn grote potentiële demotiverende factoren.

Samen met de financiële kost van het corrigeren van fouten in formulieren, het updaten van spreadsheets, het verzamelen van bonnetjes, het versturen van e-mails en het kopiëren van informatie in boekhoudkundige systemen wordt het duidelijk dat uitgavenbeheer een van de laatste dinosauriërs is in de werking van jouw bedrijf.

Maar dat kan veranderen.

De Definitieve Gids voor Uitgavenbeheer

Dit document behandelt enkele sleutelfactoren die bedrijven doen beslissen om over te schakelen naar een moderne oplossing voor het uitgavenbeheer, in de cloud.

 

 

In een wereld waarin de smartphone alomtegenwoordig is biedt Xpenditure een voorsprong in scantechnologie, data-extractietechnologie, leveringsmethoden en integraties met leidinggevende boekhoudsoftware en ERP-software.

Dat betekent dat de oplossingen die Xpenditure biedt voor het uitgavenbeheer een aanzienlijke ROI creëren.

Bovendien is het makkelijk in gebruik, kostenefficiënt en is het snel geïnstalleerd.

De weerstand tegen verandering in het uitgavenbeheer is meestal klein, omdat financiële professionals en werknemers die regelmatig uitgaven terugeisen de gebreken van de oude systemen en processen maar al te goed kennen.

Zowel de werknemers die hun uitgaven terugbetaald willen krijgen als het financiële team zullen onmiddellijk de voordelen zien.

De inkoop zal verhogen omdat de echte uitdagingen van het bedrijf ingelost worden.

De voordelen die voortkomen uit het automatiseren van het uitgavenbeheer zijn onder andere:

  • Lagere verwerkingskosten
  • Betere toepassing van regels in verband met reizen en uitgaven
  • Makkelijker opspeuren en voorkomen van fraude
  • Grotere transparantie in uitgaven
  • Snelle terugbetaling van uitgaven van werknemers
  • Betere naleving van reglementaire voorschriften
  • Meer gebruik van kaarten van het vennootschap en terugbetalingen
  • Grotere tevredenheid bij werknemers

Vasthouden aan gedateerde, handmatige systemen en processen voor het uitgavebeheer?
Begin vandaag nog een revolutie in het uitgavenbeheer! Ervaar zelf hoe de automatisering van het uitgavenbeheer uw bedrijf kan helpen.

Plan vandaag nog een online demo en/of begin met een gratis test van Xpenditure.

Tags: Onkostenbeheer