Comment réduire les dépenses tout en augmentant la productivité : voici nos secrets

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De nombreuses sociétés s’efforcent de trouver le juste équilibre entre la réduction des dépenses et le développement de leur activité.

Pour certaines d’entre elles, cela semble une équation impossible, pour d’autres c’est un grand défi à relever. Nous aimerions le relever et dévoiler l’un des secrets qui vous permettra de réduire vos coûts tout en augmentant votre productivité et en adaptant votre activité à l’univers du numérique.

Quand elles songent à diminuer leurs dépenses, les entreprises ont tendance à négliger un aspect très important de leurs activités quotidiennes, à savoir les tâches manuelles, et en cela elles se trompent complètement.

Le coût lié aux tâches manuelles dépasse, dans la plupart des cas, leur valeur réelle et elles finissent par coûter très cher aux sociétés.Seulement aux États-Unis, les sociétés dépensent chaque année 575 milliards de dollars pour des tâches administratives.Voilà pourquoi l’automatisation des tâches à faible valeur ajoutée est très importante pour diminuer les dépenses et obtenir une plus grande efficacité.

L’une de ces tâches sans valeur ajoutée est la gestion des notes de frais. Encore aujourd’hui, dans 63% des sociétés dans le monde entier, la gestion des notes de frais est réalisée sur des supports papier.

Que vous vous déplaciez fréquemment, que vous soyez un gestionnaire ou un comptable, cela peut être très frustrant d’effectuer des procédures manuelles inefficaces et coûteuses.

Ce post vise à démontrer pourquoi la gestion manuelle des dépenses est un gouffre pour les société et à montrer comment inverser cette tendance en choisissant et en mettant en place la bonne plateforme de gestion.

Combien d’argent perd votre société ?

 

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La plupart des étapes et transferts impliqués dans une procédure traditionnelle de demande de remboursement de dépenses sont répétitifs et inefficaces, et exposent les sociétés à de multiples erreurs humaines. Un humain est susceptible de commettre 10 erreurs toutes les 100 étapes.

Remplir manuellement des notes de frais, agrafer les factures, approuver des piles de documents, rapprocher les comptes du relevé de dépenses des cartes de crédit etc...

Toutes ces étapes rendent la gestion des frais un procédure ennuyeuse qui fait perdre un temps précieux et provoquent la frustration de certains salariés.

À cause d’une telle procédure, les services financiers manquent également de visibilité sur les dépenses réelles et cela les rend très vulnérables aux violations en matière de conformité. Le coût de gestion des dépenses liées aux tâches manuelles est rarement calculé, mais il cache des énormes opportunités de faire des économies.

 

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Outre les tâches laborieuses 14 % de tous les stratagèmes de détournement d'actifs au sein des entreprises proviennent du remboursement des frais. Une fraude que 80% des sociétés européennes connaissent actuellement à cause des procédures basées sur des supports papier.

Des contrôles réguliers et randomisés ont été mis en place dans certaines sociétés afin de prévenir ce type de fraude, mais le contrôle humain n’est pas suffisant.

Quelle serait donc la solution la plus fiable et globale ?

 

Penser « cloud »

Les sociétés qui ont commencé à utiliser une plateforme de base de gestion des dépenses acquière une sécurité de plus en plus grande, mais il s’agit de procédures qui sont encore semi-automatisées et qui nécessitent encore de multiples transferts de dossiers.

78% d’entre elles signalent des problèmes liés à un manque de documentation et à des informations incorrectes. Une plateforme de gestion automatisée des dépenses cloud avec une application mobile serait plus efficace et aiderait les sociétés dans la mise en œuvre de nouveaux procédures rendant possible la gestion et le rapport en temps réel.

Une plateforme automatisée cloud reliée à une application mobile

Quelle est donc la différence entre une plateforme de gestion des dépense de base et une solution automatisée cloud ?

Une plateforme automatisée cloud adapte les procédure à l’ère du numérique, en rendant possible une gestion des dépenses à distance et en temps réel via un smartphone. En éliminant les interventions manuelles et en automatisant les processus, les sociétés peuvent diminuer les transferts de dossiers, réduire les pertes de recettes, automatiser les vérifications en matière de conformité et réduire les risques de fraude. 

 
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Les plateformes automatisées avec des applications mobiles et les technologies les plus récentes, rendent la procédure de demande de remboursement des frais aussi simple que bonjour.

Les salariés scannent leurs reçus en utilisant leur téléphone portable et la plateforme extrait automatiquement toutes les données pertinentes en utilisant la technologie ROC (reconnaissance optique des caractères).

Les reçus sont automatiquement ratachés au centre de coût et au livre de compte et peuvent être examinées en temps réel par les responsables et les services financiers. Les frais en question peuvent être approuvés ou refusés dès qu’ils sont téléchargés par les salariés à l’aide de leurs téléphone portable ou applications web.

En chiffres, l’automatisation des notes de frais pourrait signifier une amélioration de 125% en matière de conformité, une diminution de 70% des coûts des frais de traitement et plus d’engagement de la part des salariés : Deloitte Belgium a économisé 2500 d’heures de travail humain facturable tous les mois par la mise en place de Xpenditure.

La connaissance est la clé

La transparence dans la gestion des dépenses est certainement un élément crucial pour les services de gestion et des finances.

Si les plateformes de bases pour la gestion des dépenses produisent des informations très utiles qui sont indispensables au contrôle et au repérage des activités frauduleuses, les plateforme de gestion des dépenses automatisées et numériques, d’où les informations ne peuvent pas être éliminées, sont conçues pour reconnaître les modèles et fournir la connaissance et la visibilité des frais de votre société. Le tout en quelques clicks seulement.

Tout peut être obtenu en quelques clicks seulement : les détails dans les rapports sur les dépenses liées aux pratiques de l’entreprise, des habitudes de consommation des différents services, l’analyse des utilisateurs. Ces analyses avancées permettent aux sociétés d’entreprendre des actions visant à corriger à instantanément un comportement ou revoir les budgets.

Commencez à innover. 

L'équipe Xpenditure.

Tags: Gestion de depenses, Productivité