Comment optimiser vos RH grâce à la technologie

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Le rôle des RH a énormément évolué au cours du siècle dernier. Les entreprises s'éloignent des départements RH traditionnels et introduisent des postes, tels que Responsable de l'engagement des employés, Coach de mentalité, Agent de la diversité etc...

Ces nouveaux titres incarnent un changement de mentalité. Les entreprises réalisent que les talents ne sont pas une marchandise et elles adoptent des approches plus axées sur les employés pour en attirer et retenir les meilleurs.

Les employés peuvent faire la fortune ou la ruine d'une entreprise et ceux qui sont talentueux sont un avantage concurrentiel inestimable.

Les ressources humaines du XXIe siècle doivent être avant-gardistes et assumer de nouvelles responsabilités en matière d'embauche. La nécessité d'introduire de nouvelles technologies et d'assurer une main-d'œuvre productive, engagée et heureuse deviennent la priorité. Dans une étude menée sur la tendance du lieu de travail, 83 % des dirigeants des RH ont déclaré que «l'expérience des employés» est importante ou très importante pour le succès de leur organisation.

Heureusement, la technologie est là pour aider.

Pour créer une expérience de travail durable, une entreprise doit fournir un travail significatif, une gestion de soutien, un environnement de travail transparent et des opportunités de croissance et de confiance.

Bien que ce soient les piliers de l'expérience, il faut des ressources importantes afin d'assurer une cohérence dans l'ensemble de l'entreprise et des services.

Un moyen rapide et facile d'influer instantanément sur la qualité de vie des employés, peu importe leur rôle dans l'entreprise, est la gestion des notes de frais. C'est dans ce cas que Xpenditure peut faire la différence. Comment ? 

 

Créer une vie de travail sans frustration

Nous savons tous que la gestion manuelle des notes de frais est un processus frustrant pour toute entreprise. Les employés dépensent leur propre argent pour leur employeur et ils subissent un processus de torture pour se faire rembourser : numériser les reçus, les agrafer, saisir les renseignements manuellement, attendre quelques semaines pour obtenir l'approbation et le remboursement.

Un tel processus n'est pas seulement frustrant ; les entreprises perdent de l'argent en raison d'un contrôle incohérent et de dépenses non conformes. 14 % de tous les stratagèmes de détournement d'actifs dans les entreprises proviennent du remboursement des dépenses.

Introduire une plate-forme mobile de gestion des dépenses en temps réel permettra aux employés de soumettre leurs dépenses sur le pouce, n'importe où et à tout moment, directement depuis leur smartphone.

Les notes de frais peuvent être gérées et approuvées instantanément, ce qui réduit le temps de traitement de quelques semaines à quelques minutes ou heures. Les clients de Xpenditure ont en moyenne une réduction de 75 % du temps de traitement.

Offrir une solution intuitive et facile comme Xpenditure permettra à vos employés de se faire rembourser plus facilement et de se débarrasser des tâches de faible valeur pour se concentrer sur ce qui compte vraiment.

Selon l'Institut Great Place to Work, les organisations qui fournissent un environnement de travail significatif surpassent de quatre fois celles qui ne le font pas.

 

Rendre vos politiques transparentes

Chaque entreprise a un ensemble de règles en matière de voyages et de dépenses. Que votre politique soit complexe ou permissive, cela n'a pas vraiment d'importance, mais ne pas l'appliquer à tout le monde peut causer des problèmes.

Prenons un exemple : deux collègues voyagent pour le travail et soumettent leurs reçus de déjeuner - avec presque le même montant - pour approbation, l'un est approuvé et l'autre rejeté. Ce scénario peut se produire dans n'importe quelle entreprise, le jugement personnel des approbateurs peut différer et avoir un impact sur la décision. Cela semble très injuste et peut créer un environnement hostile.

En ayant des règles de dépenses et de contrôle automatisé, les entreprises peuvent éviter totalement le patronage et augmenter la confiance des employés.

Le moteur de règles entièrement intégré de Xpenditure scanne automatiquement et analyse les dépenses pour la conformité avant l'approbation - plus d'arguments ou de malentendus. Les politiques peuvent être appliquées par groupe ou individuellement et elles seront automatiquement appliquées lorsqu'une dépense est saisie.

Une transparence accrue dans une entreprise peut contribuer à une culture positive des employés et favoriser l'intégrité.

 

Dernier point, mais pas des moindres, économiser de l'argent

Soyons honnêtes, chaque entreprise cherche des moyens de réduire les coûts tout en développant son activité. Ce n'est pas une équation facile mais avec les bons outils et les bonnes décisions, une telle équation peut créer de la valeur pour l'entreprise.

La gestion des notes de frais est à nouveau l'un des processus qui, s'il est optimisé, peut faire économiser beaucoup d'argent aux entreprises: un seul rapport de dépenses coûtera à l'entreprise 53 € s'il est établi manuellement. Un coût qui peut être divisé par 4 avec Xpenditure. Les entreprises connaissent également une augmentation de 125 % de la conformité lors de l'utilisation d'une plateforme de gestion des dépenses numériques.

La technologie, si elle est utilisée comme un outil RH, peut être un réel avantage concurrentiel - elle permet une productivité et une efficacité accrues, tout en éliminant les frustrations liées à l'utilisation de vieux systèmes inefficaces.

Faites-vous plaisir et à vos collègues en optimisant vos RH dès aujourd'hui.

L'équipe Xpenditure.  

Tags: Gestion de depenses, Productivity