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El secreto para reducir gastos y aumentar la productividad

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Muchas empresas luchan por encontrar el equilibrio adecuado entre la reducción de gastos y el crecimiento de su negocio. Para algunas, parece una ecuación imposible, para otras es un gran desafío. Nos gustaría aceptar ese reto y revelar uno de los secretos para reducir gastos y al mismo tiempo aumentar la productividad y adaptar tu negocio al mundo digital.

Las empresas suelen pasar por alto un aspecto muy importante de su día a día cuando pretenden ahorrar: las tareas manuales, y no pueden estar más equivocadas. El coste de las tareas manuales, en la mayoría de los casos, supera su valor y al final a las empresas les cuestan una gran cantidad de dinero.

Solo en los Estados Unidos, las empresas gastan 575 mil millones de dólares cada año en tareas administrativas. Por eso la automatización de las tareas de bajo valor es crucial para reducir gastos, aumentar la eficiencia e incrementar los ingresos. Una de estas tareas sin valor es la gestión de gastos. Aun así, en el 63 % de las empresas de todo el mundo, la gestión de gastos se continúa haciendo en papel y requiere mucho tiempo.

Si viajas con mucha frecuencia, si eres un gerente o un contable, utilizar un proceso de gestión de gastos lento, manual e ineficiente puede resultar muy frustrante. 

Esta serie de 4 partes del blog pretende demostrar por qué la gestión manual de gastos es un sumidero de dinero para las empresas y enseñarle de qué manera se puede revertir esa tendencia escogiendo e implementando la plataforma de gestión de gastos correcta.

 

¿Cuánto dinero pierde tu empresa?

    

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La mayoría de las etapas y tareas propias de un proceso tradicional de reclamación de gastos son repetitivos e ineficaces, al tiempo que expone a las empresas a diferentes errores humanos: en cada 100 etapas, es probable que un humano cometa 10 errores.

Rellenar notas de gastos manualmente, grapar recibos, aprobar pilas de papeles, conciliar gastos con los extractos de las tarjetas de crédito, etc., todos ello hace que la gestión de gastos sea un proceso tedioso y tiene como resultado la frustración de los empleados que pierden un tiempo valioso en tareas monótonas.

Con este proceso, a los equipos financieros también les falta visibilidad sobre el gasto real, lo que sitúa a las empresas en una posición muy vulnerable a los fraudes. Rara vez se calcula el coste de la gestión manual de gastos, pero esconde increíbles oportunidades de ahorro.     

                        

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Aparte de las laboriosas tareas, el reembolso de gastos también representa el 14 % de todos los esquemas de fraude por apropiación indebida de activos en las empresas. Un fraude que el 80 % de las empresas europeas está experimentando debido a sus procesos en papel.

En algunas empresas se establecen controles aleatorios y regulares para evitar este tipo de fraude, pero el control humano es insuficiente y no permite copias infalibles ni la verificación del cumplimiento.

Entonces, ¿cuál sería la solución más fiable y holística?  

 

Pensamiento en la nube

Las empresas que han comenzado a utilizar una plataforma básica de gestión de gastos para gestionar sus gastos están incrementando su seguridad, pero normalmente son solo tareas semiautomatizadas y aún precisan diversas intervenciones.

El 78 % afirma que la documentación que falta y la información incorrecta continúan suponiendo un desafío. Una plataforma de gestión de gastos automatizada móvil y en la nube sería más eficiente y ayudaría a las empresas a iniciar nuevos procesos que permitan la gestión y la presentación de informes en tiempo real.

 

Automatizada, móvil y en la nube 

Entonces, ¿en qué se diferencian una plataforma básica de gestión de gastos y una solución automatizada en la nube? Una plataforma automatizada en la nube actualiza los procesos para la era digital, lo que permite la gestión de gastos de manera remota, móvil y en tiempo real.

Al eliminar las intervenciones manuales y los procesos de automatización, las empresas pueden reducir las tareas, minimizar el número de recibos extraviados, automatizar las verificaciones de cumplimiento y reducir los riesgos de fraude. 

 

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Las plataformas automatizadas con aplicaciones móviles y tecnologías de vanguardia hacen que los gastos sean tan simples como contar hasta tres.

Los empleados escanean sus recibos con su teléfono móvil y la plataforma extrae automáticamente todos los datos relevantes mediante la tecnología OCR (reconocimiento óptico de caracteres).

Los recibos se asignan al centro de gastos correspondiente y al libro contable y los gerentes y los equipos financieros pueden revisarlos a tiempo real. Los gastos se pueden aprobar o rechazar en cuanto los empleados los suben a través de las aplicaciones móviles o de la web.

En números, la automatización de los gastos podría traducirse en un aumento del 125 % del cumplimiento de la política de gastos, en una disminución del 70 % en el gasto de procesamiento y en empleados más comprometidos: Deloitte Belgium ahorró 2.500 horas facturables cada mes al implementar Xpenditure.

 

El conocimiento es clave

La transparencia en la gestión de gastos es, sin duda alguna, un aspecto crucial para los equipos de gestión y financieros. Si bien las plataformas básicas de gestión de gastos hacen que la información sea muy útil —imprescindible para controlar y detectar actividades fraudulentas—, las plataformas de gastos difíciles de extraer, automatizadas y digitales están diseñadas para reconocer patrones y aportar información y visibilidad sobre los gastos de tu empresa.

Todo en tan solo unos clics. Con solo unos clics, en la plataforma se pueden elaborar los informes que detallan los gastos de las políticas, los hábitos de gasto de los departamentos y el análisis de los usuarios. Estos análisis avanzados permiten a las empresas tomar medidas para corregir con rapidez el comportamiento o re-evaluar los presupuestos. 

¿Deseas conocer los factores más importantes que debes tener en cuenta al elegir una plataforma digital de gestión de gastos? Lee el segundo blog de esta serie.

El Equipo de Xpenditure.

Tags: Gestión de gastos, control de gastos