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4 aspectos que debes considerar al elegir una herramienta de gestión de gastos.

 

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Esta es la segunda de nuestra serie de 4 partes sobre la elección e implementación del software de gestión de gastos. En la primera parte se reveló el secreto para reducir gastos y aumentar la productividad.

En esta segunda parte, detallaremos los diferentes aspectos que debes considerar antes de elegir una plataforma de gestión de gastos.

Sabemos que elegir una herramienta corporativa puede resultar un proceso tedioso. Es necesario evaluar los riesgos y tener en cuenta varios factores.

La gestión de gastos es un poco diferente.

Los riesgos para la empresa son limitados: volver a un viejo sistema de Excel en caso de que no funcione no supone ningún daño. Sin embargo, es extremadamente importante elegir una herramienta cuyo uso satisfaga al personal porque, probablemente, será la única plataforma que afectará a todos los empleados de su empresa.

El software de gestión de gastos adecuado también puede reducir drásticamente el tiempo y el dinero que su empresa dedica a los gastos al tiempo que aumenta la productividad de sus equipos.

Entonces, ¿cómo elegir el mejor software para su empresa?

El equipo de Xpenditure ha ayudado a miles de compañías a optimizar su proceso de gestión de gastos; he aquí lo que hemos aprendido

 

Conoce a los actores

Puede ser tentador saltar directamente y comenzar a probar nuevas soluciones, pero si lo haces, estarás perdiendo un paso importante: el proceso de recopilación de requisitos. Antes de continuar, consulta a las personas de tu empresa y descubre qué es importante para ellos.

Habla con tu equipo financiero, por supuesto, pero no olvides a los empleados que todos los días registrarán los gastos ni a los gerentes que los aprobarán. Los equipos de RRHH y de IT también podrían aportar información útil sobre datos, seguridad y privacidad.

Nuestro cliente Irdeto realizó una encuesta entre varios empleados para conocer sus conductas, frustraciones con su sistema anterior y lo que consideraban que debía tener la próxima plataforma... Esto les ayudó a elaborar una lista de requisitos, así como a aumentar la adopción del sistema gracias a la implementación de una plataforma que responde a las necesidades de los usuarios.

 

Responde estas preguntas

Una vez que hayas terminado de recopilar información, deberías tener una imagen completa de lo que pretendes lograr. Para ello, responde preguntas como:

  • ¿Qué características realmente tendrán un impacto en mi proceso? Estas serán las características mínimas.
  • ¿Hasta dónde estoy dispuesto a llegar? ¿Está mi empresa preparada para una verdadera innovación o simplemente para digitalizar procesos antiguos? 
  • ¿Cuáles son las integraciones automatizadas que debería considerar?
Evalúa tus sistemas de IT y contabilidad actuales y determina qué integraciones se necesitarán para un flujo continuo. Eso te ayudará a seleccionar los proveedores.

 

Plan de futuro

La tecnología está evolucionando y, también, debería evolucionar la herramienta que vas a usar.

Los profesionales están declarando la muerte lenta a las herramientas inamovibles y, en Xpenditure, no podemos estar más de acuerdo.

Pasa lo mismo con las hojas de cálculo de Excel, si hace 15 años fueron importantes, hoy pueden costar millones a tu empresa.

Las necesidades y los requisitos de las empresas evolucionan y para continuar siendo un actor relevante para tus clientes y empleados, debes ser capaz de mantenerte al día con la evolución de la tecnología. Un aspecto que las herramientas inamovibles no permiten.

 

"Si hoy ser móviles es la característica más importante para todas las plataformas de negocios, mañana la inteligencia artificial será tendencia y pasado probablemente no habrá más dispositivos físicos."

 

Hacer frente a todas las evoluciones solo se puede lograr con empresas ágiles e innovadoras con visión de mejorar continuamente sus soluciones y de ofrecer mejores plataformas a sus clientes.

La solución ideal para ti debe ser lo suficientemente evolutiva como para adaptarse a tu empresa tanto ahora como dentro de tres años.

 

Ponga a prueba sus procesos

La gestión de gastos solo se revisa cuando las empresas necesitan reducir costes. Si bien la reducción de tu límite de reembolso puede ahorrar algo de dinero, también supondrá una frustración para tus empleados.

 

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Hay un ejercicio mucho más simple que te ayudará a reducir gastos y aumentar al mismo tiempo tu productividad. Pon a prueba tus procesos. ¿Por qué trabajamos con informes de gastos? ¿Por qué controlamos manualmente el cumplimiento de la política de gastos? ¿Hay alguna forma de automatizar los controles?

Estas preguntas te ayudarán a buscar soluciones diferentes y mejores.

Acabar con los informes de gastos, por ejemplo, y trabajar con notas de gastos puede ahorrar a tu empresa una gran cantidad de tiempo y dinero. Los usuarios podrán sacar fotos de los recibos en tiempo real, lo que proporciona al equipo financiero una visión general instantánea de los gastos y les permitirá anticipar los movimientos de los flujos de efectivo.

 

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Además, con la herramienta de gestión de gastos adecuada, tu política de gastos queda totalmente integrada en la plataforma y  se crearán alertas personalizadas de forma automática cuando los gastos no cumplan con la política interna. De esta manera, el control es mucho más fácil para los responsables de la aprobación y para los departamentos de contabilidad.

Esperamos que estos consejos te ayuden a emprender tu viaje para explorar nuevos procesos.

Estate atento de nuestra próxima publicación sobre cómo implementar una nueva herramienta de gestión de gastos. 

 El Equipo de Xpenditure. 

Tags: Gestión de gastos, Productividad