Wie man Tagesgelder schnell und einfach verwaltet

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Um die Last der Kostenverwaltung gering zu halten, entscheiden sich viele Unternehmen dazu, ihren reisenden Mitarbeitern Tagesgelder zu bezahlen, die auch „per Diem“ genannt werden. Die Idee, Pauschalbeträge für Mahlzeiten und kleinere Unkosten zu bezahlen hört sich vielleicht toll an, kann aber den Unternehmen schnell Kopfschmerzen bereiten, da diese die sich täglich ändernden Wechselraten der unterschiedlichen Reiseziele berücksichtigen müssen.

In dieser zweiteiligen Blog-Serie, zeigen wir Ihnen, wie Sie mit Tagesgeldern klar kommen und die Probleme loswerden.

Was sollte das Tagesgeld abdecken?

Auf Geschäftsreisen erhält der Mitarbeiter Tagesgelder in Höhe einer von der Regierung festgelegten Summe. Einige Länder sind verpflichtet, den Vorschlägen der Regierung zu folgen, andere nicht.

Tagesgelder decken die Kosten für Mahlzeiten und kleine Nebenkosten ab, unabhängig davon, wie viel der Mitarbeiter tatsächlich ausgibt. Die Hotelkosten können auf die Tagesgelder angerechnet werden.

Der täglich gewährte Betrag hängt vom Land ab, aus dem der Mitarbeiter stammt und dem Land oder der Region, in die er reist. Die Beträge basieren auf den Lebenshaltungskosten eines Landes oder einer Region. Die Zulagen werden jedes Jahr aktualisiert.

Warum sind Tagesgelder eine so große Erleichterung für Arbeitgeber und Arbeitnehmer?

Wenn Unternehmen Tagesgelder verwenden, müssen die Mitarbeiter nicht jede kleine Rechnung einreichen und die genehmigenden Personen müssen nicht alle Ausgaben gesondert abrechnen. Tagesgelder sind Pauschalbeträge, die fest im Lohn eingerechnet sind, so dass die Verwaltung der Tagesgelder beschränkt ist.

Tagegelder sind steuerfrei.

Tagesgelder verdeutlichen dem Unternehmen und den Mitarbeitern, wie hoch die normalen täglichen Beträge sind. Und da es sich um einen festen Betrag innerhalb des Lohns handelt, wird keine Verschwendung gefördert.

Tagesgelder sind deshalb eine gute Nachricht für jeden von uns, aber sie sind auch nicht ohne Herausforderungen.

Welche Probleme entstehen bei der Nutzung von Tagesgeldern?

Tagesgelder sind abhängig vom jeweiligen Land. Während einige Unternehmen verpflichtet sind, Tagesgelder auszuhändigen, sind es andere nicht.

Die Summer der erhaltenen Tagesgelder hängt vom jeweiligen Land ab, aus dem der Mitarbeiter stammt und in das er oder sie reist. Bei einigen besuchten Ländern können sich die Tagesgelder sogar je nach Region und der Verweildauer dort ändern.

Wegen all dieser Sonderregelungen, kann es sein, dass die Verwaltung der Tagesgelder für die unterschiedlichen Mitarbeiter in unterschiedlichen Regionen zum Alptraum wird. Glücklicherweise gibt es eine einfache Lösung dafür: Technologie.

Wie können Sie den Berechnungs-Wahnsinn bei Tagesgeldern vermeiden?

Xpenditure’s Reisekostenabrechnungsplattform verfügt über eine eingebaute Funktion für Unternehmen, die gerne mit Tagesgeldern arbeiten. Erstens handelt es sich hierbei um eine leicht zu nutzende Plattform für Mitarbeiter, da diese nur den Rahmen für die Tagesgelder einstellen müssen. Xpenditure berechnet automatisch und schnell die täglichen Zuschüsse für die Mitarbeiter. Die Plattform wird jedes Jahr auf die gesetzlichen Änderungen aktualisiert.

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Mit der Xpenditure-Anwendung können Sie die Verwaltung von Tagesgelder für den Endanwender, das heißt den reisenden Mitarbeiter, wesentlich vereinfachen. Sie können mühelos ihre Tagesgelder zurückfordern und Kosten abziehen, die bereits abgedeckt wurden, beispielsweise ein Mittagessen, welches in einer Sitzung enthalten war, oder ein Abendessen, welches auf einer Konferenz bereitgestellt wurde.

Möchten Sie mehr über die Verwaltung von Tagesgeldern mit Xpenditure erfahren?

Nächste Woche steigen wir tiefer in das Thema ein und sprechen mit Bjorn Poelman - dem Senior Manager bei Deloitte Belgien. Wir sind eine Partnerschaft mit Deloitte eingegangen, um sicherzustellen, dass unseren Kunden jederzeit die richtigen Tagesgeldsätze zur Verfügung stehen - jetzt und auch in der Zukunft. Wir sprechen mit Bjorn darüber, wie Deloitte die Xpenditure Tagesgeld-Plattform überarbeitet hat und warum Tagesgelder für sein Unternehmen eine so große Rolle spielen.

Wenn Sie Xpenditure und dessen Tagesgeld-Funktionen gerne selbst einmal ausprobieren möchten, können Sie sich hier für eine kostenlose Probe anmelden.

Wir würden uns auch darüber freuen, wenn wir Ihnen selbst zeigen könnten, wie unsere Tagesgeld-Funktionen funktionieren. Klicken Sie hier, wenn Sie eine Demo anfordern möchten.

Schöne Aufwandsverbuchungen für alle!

Team Xpenditure

Tags: Produktivität, Reisekostenabrechnung