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Das Geheimnis, wie Sie Kosten senken und gleichzeitig die Produktivität steigern können.

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Viele Unternehmen versuchen, das richtige Gleichgewicht zwischen Kostensenkung und Produktivitätssteigerung zu finden. Einige halten dies für eine unmögliche Aufgabe, während andere darin eine große Herausforderung sehen. Wir möchten uns dieser Herausforderung stellen und zeigen Ihnen, wie sie Kosten senken und gleichzeitig die Produktivität steigern und Ihr Unternehmen fit für die digitale Welt machen können.

Unternehmen neigen dazu, einen wichtigen Aspekt Ihres Tagesgeschäfts zu vernachlässigen, wenn sie über Kosteneinsparungen nachdenken: manuelle Tätigkeiten. Dies ist ein großer Fehler. Die Kosten manueller Tätigkeiten liegen meist höher als ihr Wert, so dass sie hohe Kosten für Unternehmen verursachen. Alleine in den USA geben Unternehmen jährlich 575 Milliarden Dollar für administrative Tätigkeiten aus. Deswegen ist die Automatisierung von Tätigkeiten mit geringem Wert ein wichtiger Aspekt, um Ausgaben zu senken, die Effizienz zu steigern und den Umsatz zu erhöhen. Eine dieser wertlosen Tätigkeiten ist die Spesenverwaltung. Jedoch findet bei 63 % der Unternehmen weltweit die Spesenverwaltung immer noch auf Papier statt und ist sehr zeitaufwändig.

Ganz egal, ob Sie viel reisen, Vorgesetzter oder Buchhalter sind, es kann sehr frustrierend sein, ein langsames, manuelles und ineffizientes Spesenverfahren verwenden zu müssen. 

Dieser Blog in 4 Teilen möchte Ihnen zeigen, dass eine manuelle Spesenverwaltung ein Kostengrab für Unternehmen darstellt und wie dieser Trend durch Auswahl und Einführung der richtigen Plattform zur Spesenverwaltung umgedreht werden kann.

Wieviel Geld verliert Ihr Unternehmen?

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Die meisten Arbeitsschritte wiederholen sich bei einem traditionellen Verfahren zur Spesenabrechnung und sind ineffizient und fehleranfällig: Die Wahrscheinlichkeit eines Menschen, einen Fehler zu machen, liegt bei 10 Fehlern auf 100 Arbeitsschritte.

Spesenabrechnungen manuell ausfüllen, Quittungen abheften, Papierstapel genehmigen, Ausgaben mit Kreditkartenabrechnungen vergleichen, etc. ... dies alles macht aus der Spesenabrechnung ein mühsames Verfahren und führt zu frustrierten Mitarbeitern, die wertvolle Zeit mit lästigen Tätigkeiten verbringen müssen. Außerdem haben Finanzabteilungen bei solch einem Verfahren die aktuellen Ausgaben nicht im Blick, wodurch Unternehmen anfällig für Compliance-Verstöße werden. Die Kosten einer manuellen Spesenverwaltung werden selten berechnet, bergen aber enormes Einsparpotential.                              

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Spesenerstattungen sind nicht nur eine mühsame Aufgabe, sondern stellen auch 14% aller Betrugsversuche durch Veruntreuung in Unternehmen dar. Ein Betrug, den 80 % aller europäischen Unternehmen erleben, weil sie mit Papier arbeiten. In einigen Unternehmen werden regelmäßig zufällige Kontrollen durchgeführt, um solche Betrugsversuche zu verhindern, aber diese menschliche Kontrolle reicht nicht aus und ermöglicht keine sicheren Kopien und Compliance-Prüfungen.

Was ist also eine zuverlässige, ganzheitliche Lösung?  

Überlassen Sie das Denken der Cloud

Unternehmen, die für die Verwaltung ihrer Spesen eine einfache Plattform zur Spesenverwaltung eingeführt haben, sind auf dem richtigen Weg zu einer höheren Sicherheit, normalerweise sind diese aber nur halbautomatisch, so dass immer noch zahlreiche Belege eingereicht werden müssen. 78 % berichten, dass fehlende Dokumentation und falsche Informationen immer noch eine Herausforderung darstellen. Eine automatisierte und mobile Cloud-Plattform zur Spesenverwaltung wäre effizienter und könnte Unternehmen dabei helfen, ein neues Verfahren einzusetzen, mit dem Real-Time-Management und Reporting möglich sind.

Automatisiert, mobil und cloud-basiert 

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Was ist also der Unterschied zwischen einer einfachen Plattform zur Spesenverwaltung und einer automatisierten Lösung in der Cloud? Eine automatisierte, cloud-basierte Plattform führt das Verfahren ins digitale Zeitalter, so dass die Spesenverwaltung in Real-Time, remote und mobil durchgeführt werden kann. Durch das Abschaffen manueller Eingriffe und durch automatisierte Prozesse können Unternehmen das Einreichen und den Verlust von Belegen reduzieren, Compliance-Prüfungen automatisieren und Betrugsrisiken verringern. 

Automatisierte Plattformen mit mobilen Anwendungen und Spitzentechnologien machen Spesenabrechnungen so einfach wie das kleine Einmaleins. Mitarbeiter scannen ihre Quittungen mit ihrem Smartphone und die Plattform zieht automatisch alle relevanten Daten über OCR-Technologie (Optische Zeichenerkennung) daraus. Die Belege werden der korrekten Kostenstelle und dem Sachkonto zugewiesen, und dies kann in Real-Time durch Vorgesetzte und die Finanzabteilungen geprüft werden. Spesen können genehmigt oder abgelehnt werden, sobald sie von den Mitarbeitern mit ihren Smartphones oder über Webanwendungen hochgeladen werden.

In Zahlen könnte die Automatisierung der Spesen zu einer Erhöhung der Compliance um 125 %, zu einer Reduzierung der Verarbeitungskosten um 70 % sowie zu motivierteren Mitarbeitern führen: Deloitte Belgien sparte durch die Einführung von Xpenditure jeden Monat 2.500 abrechenbare Arbeitsstunden.

Wissen ist der Schlüssel zum Erfolg

Für die Vorgesetzten und die Finanzabteilungen stellt Transparenz bei der Spesenverwaltung ohne Zweifel einen wesentlichen Aspekt dar. Während es mit einfachen Plattformen zur Spesenverwaltung schwer ist, wichtige Informationen zu extrahieren, die für die Kontrolle und Erkennung von Betrugshandlungen unabdingbar sind, dienen automatisierte und digitale Spesenplattformen dazu, Muster zu erkennen und die Ausgaben Ihres Unternehmens sichtbar zu machen. Alles mit ein paar Klicks. Berichte über Spesen, die außerhalb der Policies liegen, Spesengewohnheiten einer Abteilung oder Analysen der Anwender können in der Plattform mit wenigen Klicks generiert werden. Durch diese erweiterten Analysen können Unternehmen Maßnahmen ergreifen, um Handlungsweisen sofort zu korrigieren oder Budgets neu zu beurteilen. 

Was sind die wichtigsten Faktoren bei der Auswahl einer digitalen Plattform zur Spesenverwaltung? Das erfahren Sie im zweiten Beitrag dieser Reihe.

Team Xpenditure