5 Gründe, die Abrechnung von Ausgaben auf Papier zu beenden

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Ausgaben sind eine komplexe Angelegenheit. Exakte Berichterstattung von Umsatzsteuer und steuerbarem Einkommen sind nur einige der Angelegenheiten, die Sie mit einem guten Tool für Ausgabenmanagement erreichen können. Aber benutzen Sie eines?

Es gibt bereits eine Anzahl von Prozessen, die durch die Nutzung von Software vereinfacht wird. Aber wenn es um Ausgaben geht, verlassen sich 41% der Unternehmen immer noch auf Ausgabenabrechnungen auf Papier.

Das bedeutet, dass 41% der Unternehmen wertvolle Zeit vergeuden und wahrscheinlich Fehler bei der Abrechnung von Ausgaben machen.

Und wenn die Abrechnungen nicht korrekt sind, können Erkenntnisse verloren gehen. Die Nutzung von Software für die Verwaltung von Ausgaben löst mehrere Probleme:

Gesteigerte  Effizienz

Zuallererst steigert die Benutzung von Software die Effizienz derjenigen, die Ausgaben einreichen (Angestellte), diese verarbeiten (Buchhaltung) und Berichte verfassen und analysieren (Finanzvorstand). Jeder, der in diesen Prozess involviert ist, verbringt viel Zeit mit Ausgaben und diese Zeit könnte für andere, produktivere Aspekte des Geschäfts eingesetzt werden.

Verbesserte Ausgabenrichtlinie

Geschäftspraktiken und Richtlinien können durch die Einblicke, die durch die Benutzung von Ausgabenmanagement-Tools geliefert werden, verbessert werden. Da die Abrechnungen sehr viel akkurater sind, können Sie sich endlich auf Daten verlassen, um Ihre Entscheidungen zu treffen.

Großartiger ROI

Kennen Sie den Ausdruck „what’s the cost of doing nothing ?“ Ziehen Sie Folgendes in Betracht wenn Sie über neue Software nachdenken. Die Kosten der Software gegenüber den Kosten für die gesamte Arbeitszeit der Angestellten, die Ausgaben abrechnen, und der Arbeitszeit der Finanzteams, welche diese Ausgaben prüfen,  Erstattungen durchführen und Ausgaben analysieren.

Im Gegensatz dazu, was Menschen vielleicht denken, ist die Implementierung einer solchen neuen Software nicht zeitaufwendig. Für die 41%, die immer noch auf Papier arbeiten, sollte ein Wechsel nur ein paar Stunden in Anspruch nehmen.

Zusätzliches Training für alle User-Typen ist ratsam und wird gewährleisten, dass alle das neue Tool annehmen.

Größere Profitabilität

Was viele Leute nicht realisieren, ist, dass die Reduzierung von Ausgaben direkt den Profit steigert. In 2012 wurden ca. 9% aller Ausgaben außerhalb von Richtlinien gemacht; das bedeutet, dass ein Durchschnitt von 9% an Ausgaben gespart werden könnte. Glauben Sie wirklich, Ihre Manager überprüfen jede einzelne Angestelltenausgabe manuell? Warum nutzen Sie nicht eine Software, um den Job für sie erledigen zu lassen?

Wie steht es mit der Mobilität?

Die Nutzung von Software zur Automatisierung von Ausgaben ist nur der Anfang. Im mobilen Zeitalter, in dem wir leben, fügen Smartphones einen weiteren Mehrwert hinzu, wenn diese mit den Systemen für das Ausgabenmanagement verbunden werden können. Handys ermöglichen Angestellten, Xpenditure zu nutzen und sie können dadurch

  • Belege unterwegs digitalisieren –
  • den Ausgaben Meta-Infos hinzufügen (Projekt, Kategorie, …) –
  • Ausgabenabrechnungen generieren – und damit wertvolle Zeit sparen

Was hält Sie also zurück? Wir hoffen, dass das Sparen von Geld und Zeit Teil Ihrer Beschlüsse für das neue Jahr sind und dass wir Ihnen dabei helfen können, dieses Ziel zu erreichen!

Haben Sie Fragen? Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren!

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Tags: Kosten-Management