100% papierlose Abrechnungen in Frankreich - das geht!

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Am 22. März dieses Jahres wurde ein Ministerialerlass veröffentlicht, der in Frankreich die elektronische Speicherung von Rechnungen erlaubt.

Eine gute Neuigkeit, die den französischen Unternehmen ermöglicht, ihre Kosten für die Archivierung zu senken und die Effizienz ihrer Buchführung zu erhöhen – mehrere europäische Länder haben bereits von den positiven Effekten durch die elektronische Buchführung profitiert.

Der Erlass führt die technischen Voraussetzungen für das Einscannen und Speicherung der Rechnungen auf, um die Unversehrtheit derselben zu garantieren. Das Unternehmen oder ein Dritter müssen bestätigen, dass das eingescannte Dokument mit dem Original übereinstimmt und das Dokument muss als PDF oder PDF A/3 (ISO 19005-3) gespeichert werden:

  • Auf Grundlage der Originalbescheinigung auf einem Server mit mindestens der Sicherheitsstufe eins;
  • Mit einer digitalen Signatur ;
  • Mit einer elektronischen Signatur auf Grundlage der Originalbescheinigung auf einem Server mit mindestens der Sicherheitsstufe eins;
  • Oder mit der Bescheinigung einer Zertifizierungsstelle der französischen Liste der vertrauenswürdigen Stellen (Trust-service Status TSL-Liste).

Jedes Dokument muss mit einem Zeitstempel versehen werden von mindestens einer internen Stelle, so dass alle erfolgten Geschäftsvorgänge datiert sind.  

Kann ich mit Hilfe von Xpenditure meine Abrechnungen einscannen?

Ja, nach Spanien, Belgien, Dänemark, Luxemburg, Holland und Großbritannien ist die Plattform Xpenditure an die französischen Gegebenheiten zur Datenspeicherung angepasst worden und erlaubt nun allen Unternehmen in Frankreich, ihre Abrechnungen direkt auf der Plattform einzuscannen und abzuspeichern.

Alle eingescannten Dokumente werden im PDF Format mit einer digitalen und elektronischen Signatur abgespeichert. Ein “audit-trail” registriert alle Speichervorgänge mit einem Ticket und erlaubt eine Nachverfolgung und Überprüfung in Echtzeit. Alle Dokumente sind für einen Zeitraum von mindestens 10 Jahren auf unseren Servern in Belgien abgespeichert.

Auf Xpenditure haben Sie jederzeit Zugriff auf alle verfügbaren Informationen auf der Plattform und auf die Archivierungsart. Sie können alle abgespeicherten Daten exportieren oder abfragen wann immer oder wo immer sie wollen.

Wozu benötige ich eine Software wie Xpenditure ?

Eine Buchhaltungssoftware erlaubt Ihnen, die Buchhaltung zu vereinfachen und Ihre Buchhaltungskosten zu reduzieren, wobei Sie gleichzeitig eine bessere Kontrolle und Sichtbarkeit über die Ausgaben Ihres Unternehmens haben.

Mit seinen mobilen und Web-Anwendungen stellt Ihnen Xpenditure die neuesten Technologien zur Verfügung und reduziert die manuellen Eingaben aufs Äußerste: durch das integrierte OCR können Sie auf Ihrem PC oder Ihrem Smartphone alle Informationen aus Ihren eingescannten Abrechnungen kopieren.

Xpenditure erlaubt Ihnen auch, alle Ihre Abrechnungen in Echtzeit einzusehen, sobald sie eingescannt sind, sie durch die mobile App zu bestätigen und zu kontrollieren und sie automatisch in Ihr ERP-System einzufügen.  

Die Digitalisierung Ihrer Abrechnungen hat eine augenblickliche positive Wirkung auf Ihr Unternehmen. Eine bessere Sichtbarkeit und Kontrolle erlauben Ihnen, Ihre Ausgaben zu optimieren und zu reduzieren und gleichzeitig die Bearbeitungs- und Eingabezeit zu minimieren. Ihre Angestellten werden es Ihnen danken.

Das Team von Xpenditure